Progressive Planning

Wat is Progressive Planning?

Progressive Planning is een intuïtieve planningsmethode ondersteund door innovatieve software die plezierig en effectief samenwerken faciliteert.

Werken volgens Progressive Planning helpt je om overzicht en grip op je werk te houden. Het bouwt voort op diverse bewezen psychologische en logistieke methodieken, waaronder Getting Things Done, Agile en Critical Chain. Het geeft je rust en vertrouwen, omdat je altijd weet hoe de zaken ervoor staan en omdat je op het eerst mogelijke moment bericht krijgt van veranderingen die jouw werk beïnvloeden. Zo kun je je concentreren op je eigenlijke werk, of dat nu (project)management, strategie of uitvoering is.

Progressive Planning maakt de talloze besluiten en afhankelijkheden waar je dagelijks tegenaan loopt inzichtelijk, zodat je beter weet wat je op enig moment zou kunnen of moeten doen, en met wie je, wanneer, waarover moet afstemmen. De software maakt dat mogelijk op een intuïtieve en interactieve manier, zonder in de weg te zitten of je extra te belasten.

Het is progressive, want de nadruk ligt op omgaan met veranderingen en het meenemen van informatie zodra deze bekend wordt.

Het is planning, omdat het continu van alle betrokkenen hun meest recente inschattingen over benodigde tijd, beschikbaarheid en afhankelijkheden combineert en in volgorde zet.

Het is actueel, want de planning laat altijd zien hoe het er nu voor staat op basis van de laatst bekende informatie.

Het is realistisch, omdat er geen schijnzekerheid wordt gewekt met complexe rekenmodellen op foutieve of fictieve informatie.

Progressive Planning helpt je —ongeacht in welke rol je met hoeveel mensen waaraan werkt— met het op een natuurlijke manier organiseren van je werk en privé activiteiten in een veranderlijke wereld.

Waarom Progressive Planning?

Door de verregaande specialisatie wordt de wereld een toenemend complex netwerk van afhankelijkheden, waarin samenwerking en omgaan met verandering een cruciale rol spelen. Hiervoor zijn afstemming en adequate informatievoorziening cruciaal.

Informatievoorziening vertaalt zich echter vaak eenzijdig naar rapportages en verantwoording, met de nadruk op controle en voorspelbaarheid. Zo tracht men in navolging van het succes van methodieken als JIT, Kanban en Lean in de produktie en logistiek, vergelijkbare principes toe te passen om het gedrag van mensen te voorspellen. Mensen zijn echter geen machines met een specifieke taak en vast te stellen productiviteit en foutmarges. En bovendien gaat de onvoorspelbaarheid van mensen hand in hand met hun creatieve vermogen. Door mensen minder of niet in het planningsproces te betrekken blijft dat vermogen grotendeels onbenut.

Progressive Planning brengt hierin verandering, door het creatief, intellectueel en communicatief potentieel van alle betrokkenen aan te spreken. Mensen zijn immers geen objecten maar actoren, die zelf kunnen interpreteren, bijsturen en leren. Om dit te laten werken betrekt Progressive Planning iedereen op zijn eigen niveau en in zijn eigen context, en geeft het de voor hem of haar relevante informatie terug. Hierdoor krijgt iedereen de kans om op het juiste moment, met de juiste personen af te stemmen, met minimale overhead en escalatie.

Hierdoor worden onvoorziene kansen en problemen eerder herkend en gegrepen of opgelost. Zo verandert de focus van `dingen goed doen` naar `de juiste dingen doen`. Dat zorgt er weer voor dat mensen meer voldoening en plezier hebben in hun werk, en dat organisaties menselijker, transparanter en toleranter worden voor verstoringen en onontkoombare verandering.

Overzicht

Software kan denkwerk niet overnemen, maar wel veel ondersteuning bieden bij het structureren en weergeven van grote hoeveelheden complexe informatie. Belangrijk is dat de software zo min mogelijk aannames doet over de inhoud.

Progressive Planning geeft je overzicht door voldoende de juiste informatie terug te geven in de juiste context.

En het geeft je overzicht door daar waar mogelijk informatie als interactieve visualisaties weer te geven. Visualisaties waar je mee kunt spelen en waarin je de gegevens vanuit verschillende invalshoeken kunt bekijken, om patronen te ontdekken en gegevens te ordenen.

Progressive Planning: your information butler.

Weet jij nu wat jij volgende week moet doen zodat iedereen er het meeste profijt van heeft? En welke dingen schieten er nu continu en ongemerkt bij in uit het `belangrijk, maar niet urgent` kwadrant?

Effectief

Effectiviteit betekent de juiste dingen doen.
Of juist dingen niet doen.

Effectiviteit in samenwerking betekent dat iedereen met elkaar de juiste dingen doet. De innovatieve software van Progressive Planning faciliteert het efficient werken aan gemeenschappelijke doelen.
Hoe?
Door je terug te geven welk van je activiteiten belangrijk en urgent zijn. En door je op het eerst mogelijke moment te attenderen wanneer een planning niet gehaald dreigt te worden, of wanneer doelen of specificaties veranderd zijn. Zo kun je erop vertrouwen dat je niets vergeet en dat je overzicht houdt over je werk en jouw rol in het geheel.

Wat zou jij nodig hebben om effectiever te kunnen werken?

Flexibel

Flexibiliteit staat voor het adaptief vermogen van individuen en organisaties om te kunnen gaan met veranderingen in hun omgeving.

De tijd van afwachten of rustig uitzitten is voorbij: door de transparantie, mondigheid en snelheid die sociale media gebracht hebben, zul je moeten kunnen reageren op verandering. Flexibel kunnen omgaan met verandering betekent tevens dat je kansen ziet en schept die voorheen buiten bereik lagen.

Progressive Planning geeft je de mogelijkheid om te zien wat het effect van wijzigingen is op de 'live' planning. Wat gebeurt er met alle lopende projecten als je die nieuwe opdracht aanneemt of als er opeens een leverancier niet levert?

Hoeveel kansen grijp jij dagelijks?
En hoe flexibel is jouw organisatie?

Voorspelbaar

Voorspelbaarheid is belangrijk om te kunnen voldoen aan afspraken en verwachtingen. Cruciaal daarin is het kunnen omgaan met verandering, want werk waarvoor enige creativiteit en denkwerk nodig zijn, impliceert onbekendheid en onzekerheid, dus verandering.

Voorspelbaarheid betekent dus niet veel energie steken in trachten het onkenbare te kennen of te 'risicomanagen'. Dat is schijnzekerheid en zorgt ervoor dat je juist minder goed met verandering overweg kunt.
De Getting Things Done quote 'You can't `manage` 5 minutes and end up with 6' geldt onverkort voor onzekerheid: 'Je kunt onzekerheid niet `managen` totdat het zeker wordt'.

Verwachtingen kun je echter wel `managen`.
Die van jezelf, en die van anderen. Door vroegtijdige waarschuwingen die je attenderen op zaken die invloed hebben op jouw planning. En door zo goed mogelijk in te schatten hoeveel tijd de dingen kosten waar jij mee bezig bent. En het geeft niets als dat verandert, dat is immers inherent aan het werk dat je doet!

Progressive Planning geeft je slimme waarschuwingen kado, bijvoorbeeld op geschatte en bestede budgetoverschrijdingen. Of wanneer dingen die je nodig hebt om ergens aan te kunnen beginnen niet op tijd klaar dreigen te komen. Of wanneer ze juist veel eerder klaar zijn! Zodat je op het eerst mogelijke moment op de hoogte bent en kunt beoordelen of en wanneer je in actie moet komen.

Zo weet je op tijd waar je aandacht aan moet schenken, zodat je zelf voorspelbaarder wordt. En aangezien dat geldt voor iedereen met wie je samenwerkt, wordt de hele organisatie voorspelbaarder.

Hoeveel moeite kost het je nu om te weten waar je op moet letten?
En krijg je nu `Early Warnings` of `Late Notices`?
En hoe zit het met de voorspelbaarheid van voortschrijdend inzicht?

Hanteerbaar

Mensen hebben de behoefte om greep te hebben op de dingen die ze doen. Ze willen zich capabel en sterk voelen. Hiervoor moeten de taken die ze verrichten de juiste balans houden tussen angst (te moeilijk) en verveling (te makkelijk). Wanneer mensen in hun dagelijkse werkzaamheden de juiste uitdaging vinden, uit dit zich in een gevoel van bekwaamheid om hun doelen te kunnen bereiken.

Progressive Planning zorgt voor die juiste uitdaging. Het legt je geen manier van werken op, maar het houdt je wel scherp op dingen die er toe doen. Omdat wij juist niet veronderstellen dat alle informatie vooraf bekend moet zijn en dat er weinig zal veranderen. Wij gaan er van uit dat veranderingen en onbekendheid inherent zijn aan werk met logistieke, intellectuele of creatieve componenten. Daar kun je dus maar beter niet je kop voor in het zand steken, maar ervoor zorgen dat je er slim mee om gaat.

We hebben het hier niet over `Changes` of `Exceptions`: dat zijn vaak ingrijpende wijzigingen met verstrekkende gevolgen, bijvoorbeeld omdat blijkt dat een design niet klopt of een bepaalde uitvoering niet werkt.

Met veranderingen bedoelen we al die dagelijkse kleine verstorinkjes en aanpassinkjes op operationeel niveau. Maar die tellen wel op! En als je huidige projectmanagement methode alleen in veel rapportages, weekly meetings en 'Grote Besluiten' voorziet, dan doe je er goed aan om na te gaan wat voor gevoel je dit geeft. Heeft iedereen echt Alles Onder Controle?

Progressive Planning geeft je grip. De juiste signalen op het juiste moment om —met z'n allen— om te kunnen gaan met verandering. Daarmee wordt verandering geen ding om te vrezen, maar om mee te spelen. Verandering brengt namelijk ook kansen! En als je er adequaat over afstemt, zul je zien dat je werkelijke greep krijgt op de dingen die je doet.

Zo kun je je concentreren op dat waar je goed in bent en waar je de meeste waarde toevoegt. En ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan ballast en overhead. Met als bonus dat dat wat je samen wilt bereiken ook nog eens vrijwel vanzelf lijkt te gaan.

Voel jij je bekwaam en zeker in je werk?

Overheadreductie

`Tell me how you will measure me, and I'll tell you how I'll behave`. is een van Goldratt's belangrijkste observaties en postulaten gerelateerd aan het traditionele cost accounting principe.

Hij zegt daarmee dat elke organisatie krijgt wat zij beloont, maar dat die beloningen vaak niet kloppen of strijdig zijn, waardoor veel `kannibalisatie` of overbodig werk gebeurt.

In grotere organisaties resulteert dat in schrikbarende overheadkosten als je meetelt hoeveel werk mensen doen waarmee ze alleen elkaar bezig houden, en waarin voor de klant (intern of extern) geen toegevoegde waarde zit.

Progressive Planning doet dit anders, door jou direct te belonen voor wat je invult. Wat je terugkrijgt wordt zekerder en nauwkeuriger naarmate je beter weet wat je moet gaan doen. En het geeft je het vertrouwen dat je zelf niets vergeet, en dat je ook nog jouw invloed op anderen en de invloed van anderen op jouw werk te zien krijgt.

Hiermee wordt niet alleen jouw eigen werk gestroomlijnd, maar omdat het voor iedereen geldt, alle operationele afstemmings- en besluitvormingsprocessen. Dat reduceert communicatie- en rapportageoverhead tot een constructief minimum, terwijl iedereen veel beter op de hoogte is. De tijdswinst, maar vooral ook de afname van frustratie en toename van creativiteit die dat oplevert draagt direct bij aan de bottom line.

Progressive Planning zegt: 'Measure yourself and behave accordingly'.

Leerzaam

Progressieve planning maakt bottlenecks in de samenwerking zichtbaar. Hierdoor kunnen taakvolwassen teams vooraf anticiperen op problemen en deze met elkaar oplossen. Door positieve ervaringen leert men optimaal omgaan met problemen in een veranderende omgeving. Daarnaast leren professionals en managers op basis van voortschrijdend inzicht beter tijd schatten en plannen en is de 'lerende organisatie' een feit.

Hoe werkt Progressive Planning?

Een belangrijk uitgangspunt van Progressive Planning is dat het geen specifieke procedures voorschrijft, maar dat het de diverse werkstijlen van mensen ondersteunt. Hoe je je werk ook graag indeelt en uitvoert, Progressive Planning helpt je met het ordenen van je eigen werk en met het afstemmen met anderen waarmee je samenwerkt.

Daar moet je natuurlijk wel iets voor doen, namelijk:

• beschrijven wat je gaat opleveren (`deliverables`),
• bedenken wat je daarvoor moet doen (`activities`),
• schatten hoeveel tijd je daaraan denkt te besteden (`time needed`), en
• nagaan wat je daarvoor nodig hebt (`prerequisites`).

Je krijgt altijd precies die relevante informatie terug die je nodig hebt om te beslissen wat je nu zou moeten en kunnen doen. Ook krijg je op het eerst mogelijke moment bericht van veranderingen die invloed hebben op jouw planning. Die informatie helpt je weer bij het met de juiste personen op het juiste moment over de juiste dingen afstemmen. En ben je ergens mee klaar? Streep het af en de planning is voor iedereen geupdate. Met Progressive Planning ben jij altijd goed voorbereid.

Common Sense

Common Practice werkt kennelijk niet, dus waarom niet Common Sense?

Dit was een van de uitgangspunten en aanleidingen voor de ontwikkeling van Progressive Planning: Waarom wordt er zo weinig van wat uit onderzoek bekend is over menselijk functioneren omgezet in methoden die het dagelijks werken gemakkelijker maken? Er zijn wel verklaringen voor intermenselijk gedrag in organisaties, van zeer sprekende vergelijkingen met groepsgedrag van primaten tot complexe machtspel en cultuur-analyses, maar dat is geen excuus om slimmer en beter te gaan werken.

Met Gezond Boeren Verstand en academische achtergronden hebben we menselijke tekortkomingen, onzekerheid en onbekendheid, als gegeven genomen, en zijn we gaan kijken naar wat er dan redelijkerwijs (dus niet utopisch) wél gedaan kan worden om samenwerking te faciliteren. En dat heeft geleid tot de herkenbare denkwijze en innovatieve software van Progressive Planning.

Lean

Lean manufacturing of Lean production is een managementfilosofie die erop gericht is om verspillingen (zaken die geen toegevoegde waarde leveren) te elimineren. De methode is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota. Door de 'slanke productie' zou zowel de kwaliteit van het product omhoog gaan, als de kosten omlaag. Dit zou leiden tot een verbetering van het bedrijfsresultaat.

De eerste stap naar Lean is het signaleren van 'waste'. Het is al lastig genoeg om in een fabriek rond te lopen en te zien waar overbodige (tussen)voorraad is, of waar mensen of processen inefficient verlopen. En daar zijn de meeste zaken nog zichtbaar.

Het ontdekken van 'procedurele' of 'administratieve' verspilling is al een stuk lastiger, maar met de juiste vraagstelling (zoals 'waarom doen we dit', 'wie doet er wat mee' en 'wil de (interne of externe) klant ervoor betalen?') kom je al een heel eind.

Maar hoe signaleer je 'waste' in de dagelijkse werkzaamheden? Of in een kennisintensief bedrijf vol met mensen die hele dagen achter de computer zitten?

De innovatieve software van Progressive Planning zorgt automatisch voor een Lean werkwijze door de gebruikers te helpen focussen op de belangrijke en urgente zaken in een veranderlijke omgeving. En door te focussen op het verhelpen van bottlenecks, zodat er meer ruimte is om ontspannen en met vertrouwen doelgericht te werken.

Wat is de grootste verspilling in jouw organisatie?

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) is David Allen's managementmethode voor het organiseren van alle activiteiten in je dagelijks leven.

GTD zorgt ervoor dat je je kunt concentreren op het uitvoeren van je activiteiten in plaats van druk te zijn met proberen ze te onthouden. Dit kan door ze systematisch te classificeren 'bij binnenkomst' in een systeem waarvan je weet dat je er 100% op kunt vertrouwen.

De innovatieve Progressive Planning software biedt niet alleen een generiek GTD systeem voor persoonlijk gebruik, maar bouwt dit verder uit tot 'Group Things Done', omdat het je tevens helpt in de samenwerking met anderen. Niet door slechts taken te delen, die zijn immers van jou, maar door de afstemming over doelen en benodigdheden goed te regelen en op het juiste moment de juiste signalen te geven.

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2001)

Critical Chain

Critical Chain (CC) combineert logistieke inzichten uit o.a. Lean en JIT met bijv. Student Syndrome en Parkinson's Law over menselijk gedrag. CC herintroduceert concepten van project en resource buffers en legt net als de voorloper The Goal, de focus op throughput in plaats van kosten.

Cruciaal hierin is het concept `bottleneck`: hoe deze te identificeren en op te heffen is, waarna een volgende schakel in de keten de bottleneck wordt en het proces zich herhaalt, om zo tot een betere, outputgestuurde organisatie te komen.

Een probleem hierbij is dat het verzamelen van informatie om de bottleneck te identificeren en erover te besluiten vaak zelf de bottleneck wordt:
Hoe weet je dat die informatie klopt, en dat alle afhankelijkheden zijn meegenomen? In een productielijn is dat redelijk zichtbaar, maar hoe zie je dat bij informatiestromen en afstemmingsprocessen tussen mensen?

Progressive Planning neemt tevens deze bottlenecks weg door decentraal en gedistribueerd informatie te verzamelen en terug te geven, waardoor mensen hun creatief en probleemoplossend vermogen kunnen inzetten voor het bedenken van oplossingen en het benutten van kansen.

• Eliyahu M. Goldratt, Critical Chain (1997)
• C. Northcote Parkinson, Parkinson's Law: The Pursuit of Progress (1958)

Managing the Unknown

Managing the Unknown biedt een nieuwe manier van omgaan met projecten die in nieuwe of onbekende omgevingen en omstandigheden worden uitgevoerd.

De auteurs introduceren `unk-unk's`, oftewel `unkown-unknowns`, en beredeneren dat het contraproductief werkt om op dingen die je echt niet weet (onbekendheid), onzekerheidsmodellen toe te passen.
Belangrijk hierbij is dat je dus ook niet alle risico's vooraf kunt weten. De auteurs beschrijven de beperkingen en valkuilen van traditionele risicomanagement methodieken.

Aanvankelijk is veel informatie onbekend, onvolledig en veranderlijk. Toch wil je iets kunnen zeggen over wanneer dingen moeten gebeuren en wanneer ze klaar zouden kunnen zijn. Dat vraagt om een methode waarmee mensen eenvoudig activiteiten, doelen en afhankelijkheden op elkaar af kunnen stemmen, zodat datgene wat al wel bekend is in een zo vroeg mogelijk stadium wordt meegenomen.

Deze actuele afstemming en het constructief omgaan met onbekendheid en onzekerheid wordt gefaciliteert door de methode en software van Progressive Planning.

• Christoph H. Loch, Arnoud DeMeyer en Michael T. Pich - Managing the Unknown: A New Approach to Managing High Uncertainty and Risk in Projects (2006)

Agile

Agile-software-ontwikkeling is een conceptueel raamwerk voor het uitvoeren van software-ontwikkelingsprojecten als alternatief voor traditionele methodes. Het Agile Manifesto, uit februari 2001, stelt dat goede software wordt gemaakt door:

1. Personen en interacties, in plaats van door processen en tools
2. Software die werkt, in plaats van door lijvige documentatie
3. Samenwerking met de klant, in plaats van door onderhandeling over het contract
4. Omgaan met verandering, in plaats van door het volgen van een plan

Progressive Planning deelt een aantal van deze ideeën, maar zorgt dat ze beter tot hun recht komen in combinatie met de conventionele structureringsmechanismen als product breakdowns en organization charts.

Zelforganisatie

Zelforganisatie gaat over het ontstaan van emergent gedrag in een complex systeem met simpele regels. Aansprekend en bekend voorbeeld is een zwerm vogels, een patroon dat ontstaat door slechts 3 simpele regels:

1. niet te botsen met een ander
2. dezelfde kant op te bewegen als degenen naast hen
3. in de groep te blijven

Alhoewel formeel geen sprake is van zelforganisatie (simpele regels), hanteert de Progressive Planning methode zelf wel een beperkte set simpele uitgangspunten, in plaats van een uitgebreide set procedures, om het mensen mogelijk te maken zichzelf en hun organisaties beter te organiseren.

Kenmerken

Kenmerken als objectieve, rationele en algemeen geldende 'features' vinden we niet zo zinvol om te noemen. Toch willen we enkele 'kenmerken' introduceren. Dat doen we met deze website, met de innovatieve software, met de verfrissend herkenbare denkwijze.

Ook rocket science is uiteindelijk mensenwerk. Een ultiem voorbeeld van mensenwerk, gericht op een gedeeld doel. Het internet is ook mensenwerk, maar helemaal niet zo centraal geleid en gedirigeerd of met een bepaald doel voor ogen. Uit beide uitersten zijn vele vooraf ondenkbare toepassingen ontstaan. Door de vindingrijkheid, durf en visie van een kleine groep en de gedeelde behoeften van ieder mens.

Kijk eens rond op deze site. Klik op wat je aanspreekt. Haal eruit wat je raakt. En neem contact op als je meer wilt weten.

Progressief

De wereld is dynamischer dan ooit. De planning in Progressive Planning is daarom dynamisch. Binnen de aangegeven grenzen van de samenwerking (zoals deadlines), wordt gedurende het proces duidelijk wie, wat, wanneer moet doen om de doelstellingen van de samenwerking te behalen. Op een progressieve manier beweegt de planning mee met de actualiteiten.

Progressive slaat niet alleen op de planning, maar ook op de invoering van de methode. Of je nu alleen werkt of in een netwerk van leveranciers, klanten en partners, je hoeft niet eerst met iedereen over te stappen om te kunnen beginnen, maar je kunt direct zelf aan de slag en er de vruchten van plukken. Naarmate meer mensen meedoen wordt de planning accurater en zul je minder tijd kwijt zijn aan afstemming en overhead. Progressief dus!

Innovatief

Progressive Planning is innovatief. Waarom? Omdat het bestaande ideeën en tools op een nieuwe manier aan elkaar knoopt. En omdat het daarmee nieuwe kennis genereert en daarvoor nieuwe technologie ontwikkelt die de beoogde doelen van de losse componenten overstijgt.

We zoeken continu hoe we de menselijke behoefte en benodigdheden om goed en prettig te kunnen samenwerken kunnen vertalen in software die helpt.

Daarbij hebben we de hulp van een wereldwijd netwerk van tienduizenden open source developers die net als wij hun generieke producten delen. De hulp van grote denkers in alle disciplines uit het verleden en heden. En de motivatie door mensen die overtuigd zijn van de mogelijkheid tot verbetering.

De tijd is er rijp voor, de technologie maakt het mogelijk, wij organiseren en ontwikkelen het.

Interactief

Samenwerken is wederzijdse afhankelijkheid. Deze afhankelijkheid wordt inzichtelijk gemaakt bij progressive planning. Doordat de planning actueel is, zijn de betrokkenen altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent hun eigen werk, dat wat ze van anderen nodig hebben en wat wanneer klaar moet of zou kunnen zijn.

De denkwijze met ondersteunende innovatieve software van Progressive Planning vormen een samenwerkingssysteem waarin de doelgerichte interactie tussen betrokkenen vergroot wordt.

Doelgericht

De belangrijkste factor voor effectief en constructief samenwerken is doelgerichtheid en het blijven afstemmen van gemeenschappelijke doelen. Alle andere factoren blijken hieraan ondergeschikt (Van Aken).

Of het nu vrijwillige of verplichte samenwerking betreft, een gedeeld doel is een noodzakelijke voorwaarde voor succes. Het ontbreken ervan is een garantie voor falen.

Maar hoe kom je tot gemeenschappelijke doelen?
Dat kan door mensen te betrekken, informatie te delen, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te vragen. En daarvoor is adequate informatievoorziening onontbeerlijk. Progressive Planning voorziet in precies die informatie en structurering om dit mogelijk te maken.

Actueel

Het verleden kun je niet veranderen, de toekomst ken je nog niet.

Progressive Planning geeft je altijd de stand van zaken van dit moment. En omdat alles op de juiste manier met elkaar verbonden is en de planning vanaf nu, met alle informatie die nu beschikbaar is wordt berekend, zie je direct waar je nu actie op zou moeten ondernemen.

Maar wat doe je dan, als je ziet dat iemand later klaar is met zijn werk dan je dacht?
En wat doe je als die eerder klaar is?

En wat betekent dat voor het werk dat jij nu moet doen?

Eenvoudig

Alle informatie verzamelen op een centraal punt, waarna een individu de gegevens interpreteert en bewerkt, om dat vervolgens van daaruit te verspreiden naar alle betrokkenen, is niet meer van deze tijd.

Waarom? Omdat onzekerheid en onbekendheid uitgangspunten in plaats van risico's zijn.

Maar hoe werkt dat dan als we al een methode hebben gekozen waarin onze manier van werken is vastgelegd?

Progressive Planning is zo generiek opgezet, dat vrijwel alle bestaande methoden ermee ondersteund worden. Je hoeft dus niet van methode te veranderen, maar we raden je altijd wel aan goed na te denken over wat die methode je nou precies oplevert.

En hoe kan ik dan eenvoudig met anderen communiceren? Zit er een mail- of chatfunctie in?
Nee, je hebt ongetwijfeld al één of meer mail en chatprogramma's tot je beschikking die prima werken. Ook dat is eenvoud: niet meer doen dan nodig is.

Expliciet

Hoe vaak komt het voor dat je dacht dat iemand een stuk werk zou opleveren, maar dat die ander het helemaal anders begrepen had? Of dat de datum van een oplevering waar je alles voor opzij moest zetten op het laatste moment toch verschuift?

Als je Progressive Planning gebruikt komt dat niet of nauwelijks meer voor. Eigenaarschap, rollen, doelen, opleverdatums en afhankelijkheden, alles wordt expliciet gemaakt en getoond aan diegene die er belang bij heeft. Geen verborgen agenda's en geen 'oh, ik wist niet dat je het zo druk had' meer.

En hoe zit dat dan met mijn eigen acties, kunnen anderen die dan ook zien als alles zo expliciet is?
Jouw activiteiten zijn van jou, dus privé en niet zichtbaar voor anderen. Anderen zien wel wat je oplevert en wanneer dat klaar is wel, maar dat is dan ook informatie die ze nodig hebben.

Mensen

We zijn een klein team van toegewijde mensen die veel vertrouwen hebben in het menselijk kunnen en de menselijke creativiteit. We geloven dat mensen door samenwerking in staat zijn de vraagstukken waar onze maatschappij voor staat op sociaal, economisch en mileugebied op te lossen. We geloven ook dat samenwerken plezierig en intrinsiek belonend kan zijn.

Wij zijn ervaren specialisten op onze respectievelijke vakgebieden. We geloven dat wij met de bundeling van onze sterke kanten een positief verschil kunnen maken.

Wie zijn wij?

Wij zijn het team achter Progressive Planning.

Marcel van den Elst

Marcel is toegewijd en ervaren ondernemer, ingenieur (Universiteit Twente elektrotechniek) met een talenknobbel en oprichter van Marutec en Progressive Planning. Hij brengt mensen en ideeën bij elkaar en maakt verbinding.

Paul Uithol

Paul is een sublieme software architect (Universiteit Twente telematica). Hij verzint en bouwt robuuste en herbruikbare oplossingen voor complexe problemen.

Bas Poppe

Bas Poppe is begeleider van veranderprocessen: binnen bedrijven, bij teams en individueel. In het bedrijfsleven heeft hij ervaring opgedaan als projectmanager, daarnaast heeft hij zich gespecialiseerd in gedrag en samenwerking door het volgen van diverse trainingen en cursussen. Hij gebruikt deze combinatie in zijn rol als begeleider en in zijn trainingen en coachpraktijk.

Jacob Houtman

Jacob is een zeer ervaren Lean Six Sigma Blackbelt en specialist in het duurzaam verbeteren van de kwaliteit en klantgerichtheid van (corporate) bedrijfsprocessen. Als visualisatie expert (Universiteit Twente, elektrotechniek) verandert hij ruwe data in interactieve, levende informatie met betekenis.

Brenda Vos

Brenda is talentontwikkelaar en filosoof (Universiteit voor Humanistiek). Ze legt verborgen betekenissen bloot en helpt mensen hun eigen kaders en daarbuiten te zien. Brenda doceert aan de Honours Class van de Universiteit Utrecht in talentontwikkeling, communicatie en presentatievaardigheden. Ze is organisatieadviseur en managementtrainer vanuit de organisatiefilosofie, zingevingstheorieën en de positieve psychologie.

Brenda is betrokken bij Progressive Planning om communicatieprocessen inzichtelijk te maken en mensen hierin te trainen.

Thijmen Sietsma

Thijmen is humanisticus (Universiteit voor Humanistiek) en trainer-adviseur van taakgerichte groepen. Hij verbindt inzichten uit de organisatiekunde en psychologie met de praktijk. Als trainer versnelt hij de groepsontwikkeling bij taakgerichte teams door intensieve trainingen. Het resultaat is persoonlijke groei van deelnemers en een effectiever team.

Frits van den Elst

Frits is ingenieur van de eenvoud (Universiteit Twente werktuigbouwkunde). Hij verzint simpele oplossingen voor complexe problemen en is ervaren adviseur.

Frits is sponsor en ambassadeur van Progressive Planning.

Jan Berkenbosch

Jan is civiel planoloog (Technische Universiteit Delft), bestuurskundige en master in public administration (Nederlandse School voor Openbaar Bestuur) met een lange staat van dienst op het grensvlak van het publieke en private domein. Jan is betrokken bij reorganisaties en structuurveranderingen en adviseert op het gebied van inter- en intra-organisatorische samenwerking.

Jan is senior adviseur en ambassadeur van Progressive Planning.

Context

De samenwerkingsmethode van Progressive Planning komt voort uit de huidige maatschappelijke context. Internationaal gezien worden concurrentievoordelen steeds belangrijker door de globalisering. Daarnaast vinden in de kenniseconomie steeds meer kennisintensieve samenwerkingsverbanden plaats die dynamisch van karakter zijn. Progressive Planning komt voort uit deze ontwikkelingen en sluit naadloos aan op het nieuwe werken.

Onderzoek toont aan dat professionals het meest effectief en efficiënt samenwerken vanuit persoonlijke motivatie. Progressive Planning slaat een brug tussen de zingeving van professionals en de doelen van een organisatie.

De Netwerksamenleving

Wat valt hier nog meer te zeggen dan het feit dat je nu, op eigen initiatief, zonder dat je er ergens voor naar toe hoeft dit stukje leest?

Duurzaam

Duurzaamheid is het bestendig omgaan met de hulpbronnen waarmee de welvaart wordt voortgebracht. Grondstoffen kunnen opraken, en zowel de opnamecapaciteit van de atmosfeer als de natuur zelf zijn begrensd.

Duurzaamheid betekent ook op een constructieve, niet verspillende manier samenwerken. Progressive Planning stimuleert efficiëntie van (organisatie)processen en efficiëntie in de samenwerking, waardoor onnodig gebruik van grondstoffen verminderd kan worden (printen, vergaderingen). Belangrijker echter is dat energie en capaciteit van mensen ook eindig zijn en dus gewaarborgd in plaats van opgebruikt moeten worden.

Progressive Planning biedt een platform voor een duurzame samenwerking tussen mensen, door goede afstemming te faciliteren en menselijke energieverspilling (frustratie, overhead, overbodig werk) sterk te reduceren.

Zingeving

Mensen willen zien dat hun activiteiten een doel dienen. Cruciaal daarin is om je huidige activiteiten te interpreteren in relatie tot een mogelijke toekomstige toestand of iets langdurigers.

Progressive Planning biedt die context, waarin mensen gemeenschappelijke doelen, eigenaarschap en benodigdheden gaan herkennen en gaan afstemmen. Daarmee heeft Progressive Planning de potentie om winstmaximalisatie te laten samengaan met zingevingsmaximalisatie.

• R. Baumeister, Meanings of life (1991)

Zelfontplooiing

Ieder mens is een uniek individu met een geheel eigen persoonlijkheid, een eigen karakter en een eigen opleiding. Ieder mens heeft eigen wensen voor de toekomst en eigen mogelijkheden. Zelfontplooiing gaat veel verder dan simpelweg leren. Het gaat om de integratie van de opgedane kennis en vaardigheden in de persoon en het toepasbaar maken in de dagelijkse werk- of leefsituatie.

Door te werken met Progressive Planning kiezen professionals persoonlijke uitdagingen én worden zij verbonden met uitdagingen binnen de organisatie. Wanneer professionals gemotiveerd zijn betekent dit dat persoonlijke overtuigingen verbonden worden met leerervaringen uit de praktijk. Het gevolg: zelfontplooiing van de professional.

• M. Csikszentmihalyi, Flow. The Psychology of Optimal Experience (1990)

Autonomie

Autonomie refereert aan zelfbestuur of zelfredzaamheid van mensen. Volgens Daniel Pink zijn er vier essentiële factoren die motivatieverhogend werken (Pink, 2009, p.207):

Mensen hebben autonomie nodig over taak (wat ze doen), tijd (wanneer ze het doen), team (met wie ze het doen), en techniek (hoe ze het doen).

Een gevoel van autonomie heeft een krachtig effect op individuele prestaties en werkhouding. Uit onderzoek komt naar voren dat "autonome motivatie betrekking heeft op gedrag met een compleet gevoel van vrijwilligheid en keuze, terwijl gecontroleerde motivatie gaat over gedrag onder druk en met specifieke gewenste resultaten die voortkomen uit krachten van buiten jezelf." (Deci, E.& Ryan, R., 2008, p. 14).

Progressive Planning geeft mensen de mogelijkheid om autonomie te ervaren in samenwerking. Dit is mogelijk door geen procedures of processen voor te schrijven, maar door een omgeving te bieden waarin ieder op zijn eigen wijze en naar eigen kunnen kan werken, waarbij juist de adequate informatie gedeeld wordt.

• Daniel Pink, Drive - The surprising truth about what motivates us (2009)
• M. Csikszentmihalyi, Flow. The Psychology of Optimal Experience (1990)

Projectmatig Werken

De steeds kortere cycli van technologische ontwikkeling brengen met zich mee dat veel werk in projecten gebeurt. Meer of minder verbonden teams van mensen die al dan niet fysiek op dezelfde locaties aanwezig zijn, maar samen iets willen bereiken met eindige middelen en tijd.

Progressive Planning is een methode met ondersteunende software om het werken in projecten te faciliteren. Niet door nog meer focus op techniek en communicatie. Maar in analogie met de andere 'slow' bewegingen als 'slow food' en 'slow management', door de haast eruit te halen en de aandacht en focus terug te brengen.

Focus, op mensen en afstemming. Focus op leren, zelfstandigheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid. En op resultaat: het juiste resultaat.

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken is een visie waarbij de nieuwste informatietechnologie als aanjager wordt gebruikt voor een betere inrichting van organisaties in de breedste zin. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur, de organisatiecultuur, de managementstijl en de mentaliteit van de (kennis)medewerker. Werk wordt (deels) onafhankelijk van plaats en tijd, waardoor werk dynamischer van karakter wordt. Hierdoor zijn diverse efficiëntieslagen mogelijk: minder filetijd, minder facilitaire kosten en snellere samenwerkingsprocessen.

De innovatieve software van Progressive Planning is kernachtig samen te vatten als On Demand. Je ziet wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt. Je vult in wat je wilt, wanneer je dat wilt. Je werkt waaraan je wilt of moet werken, wanneer dat nodig is. Je weet wie je wanneer waarover moet benaderen. Je overlegt, 'on demand'. Je werkt, 'on demand'. Je levert, 'on demand'. Dat vraagt natuurlijk wel om enige taakvolwassenheid, maar aangezien je dit nu leest is dat geen probleem.

Is het dan alleen voor kenniswerkers? Integendeel. Door projectmanagers en managers betere overzichten te geven en beter samen te laten werken, kunnen betere besluiten worden genomen en kunnen medewerkers, of ze nu computerwerk doen of niet, met minder informatie overload en ballast, beter hun werk doen.

Kenniseconomie

De grootste verdienste van het management in de 20e eeuw is de vijfvoudige verbetering van de productiviteit van de fabriekswerker.

De grootste uitdaging van het management voor de 21e eeuw is om de productiviteit van de kenniswerker op een vergelijkbare wijze te verbeteren. (Drucker, 2000)

Het cruciale concurrentieverschil voor de 21e eeuw is snelheid en innovatiekracht. Progressive Planning faciliteert een efficiënte taakafstemming en natuurlijke werkwijze waarmee professionals probleemoplossend en innovatief kunnen samenwerken.

De kennis die impliciet in netwerken aanwezig is wordt zichtbaar en deelbaar, waar deze voorheen verborgen bleef door (al dan niet impliciete) procedures.

Hierdoor krijgt het begrip `kenniseconomie` een concrete praktische invulling: de economische meerwaarde van sterk gereduceerde afstemmings- en besluitvormingskosten, snellere responstijd, flexibeler werken en tevredener mensen.